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CUANDO NO SE CONOCE EL SALON

Una de las cosas que debe preveer quien va a realizar una presentación, es lo que se conoce como los IMPREDECIBLES. De por sí, el nombre lo dice casi todo, pero… que tal si hacemos una lista de los factores que pueden ayudarnos o arruinarnos nuestra presentación?

 

1-Conoces el lugar donde darás tu presentación?

2-Conoces al público promedio que asistirá?

3-Conoces las facilidades del lugar?

4-Has considerado el día de tu presentación?

 

En este post voy a hablar sobre los factores relacionados a la sala/lugar/auditorio donde se realizará la oratoria. Ya sea que lo estás por alquilar, o bien se te ha invitado a disertar, o estás brindando capacitaciones en organizaciones, ser un poco previsor en este factor puede ahorrarte algunos dolores de cabeza.

 

LUGAR DE LA PRESENTACION

 

Si la presentación se va a realizar en tus oficinas o lugar común de trabajo, este factor ya fue tenido en cuenta de forma implícita. Cuando te organizaste, seguramente contemplaste los factores típicos a tener en cuenta. Pero cuando tenemos que realizar una presentación en otro lugar aparecen detalles que es conveniente considerar.

 

Acá vale la pena aclarar que cuanto más lejano, extraño, o atípico sea el lugar, más consideraciones debemos tener.

 

UBICACION Y DISTANCIAS

 

Si el lugar es céntrico, contemplar que habrá personas que lleguen tarde. O, por el contrario, si queda muy lejos, también. A priori parece un factor insignificante, pero los lugares céntricos o muy distantes generan demoras importantes en la llegada de la audiencia. El problema no sería tanto si TODOS llegaran tarde, pero lo que se debe considerar es que algunos llegaran temprano, otros en horario, y muchos otros demorados. Qué harás para entretener, sin faltar el respeto, a los que llegaron temprano?

 

Generalmente, si la presentación incluye material didáctico, les entregamos sus manuales para que lean mientras van llegando los demás. También solemos proyectar algún video relacionado con el tema, o sino colocamos múscia funcional. Por supuesto, no puede faltar café. La gente que concurre a una disertación, espera como mínimo que le ofrezcan un café.

 

Relacionado también al tema de la distancia, es IMPORTANTISIMO considerar los medios de transporte: Metro o Subte, Autobús o Colectivo, Cocheras para estacionar o aparcar, etc.

 

TAMAÑO DE LA SALA Y DISPOSICION DE BUTACAS O SILLAS

 

Lo es lo mismo tener 100 personas de pie, que 20 sentadas cómodamente. Algunos presentadores olvidan este detalle, que realmente es importante, sobretodo si la ponencia es larga, o incluye dinámicas.

 

Respecto a la disposición de las sillas, también es otro factor fundamental. La proxemia es el campo de estudio de la comunicación no verbal que se ocupa de indicarnos si los espacios son propicios a sociabilizar entre los asistentes o no. Los espacios se clasifican entonces en SOCIÓPETOS o SOCIÓFUGOS, según si facilitan la comunicación entre asistentes o no, respectectivamente.

Un orador preparado sabe que debe contemplar si desea que la audicencia se conozca entre si o no. Y esto varía según el objetivo de la presentación, otro factor que a veces no es considerado, pero del cual no nos ocuparemos ahora.

 

Si queremos que solo nos escuchen a nosotros, conviene que las butacas se dispongan tipo cine, todos mirando hacia adelante. Si consideramos que es mejor crear un clima distendidos, o bien desde el comienzo, o en algún momento de la ponencia, es conveniente que las sillas puedan moverse para que la audiencia forme un semicírculo, o hagan pequeños grupos para dialogar o debatir.

 

espacio sociofugoEspacio Sociófugo

 

espacio sociopetoEspacio Sociópeto

LUMINOSIDAD

Este factor es fundamental cuando se va a utilizar un proyector. Es muy común llegar con todo el material listo, y…ups, nadie nos avisó que no hay black outs o percianas para tapar la luz. Entonces… cómo proyectarás tu powerpoint, video o imágenes? Debes cheqeuar previamente que dispones de suficiente oscuridad.

Por el contrario, si el lugar es oscuro per cé, debes contemplar si se cuenta con artefactos suficiente para obtener la luz necesaria de manera que el público pueda leer lo que escribes en el pizarrón. Por otro lado, hilando un poco más fino, los espacios luminosos predisponen mejor. esto responde a funciones químicas del organismo, dado que la luz solar libera endorfinas que nos predispone a estar de mejor humor. Si tu actividad mantiene como eje el sentido del humor, esto se convierte en un factor importante.

Por hoy les dejo estos pequeños tips a tener en cuenta que normalmente no son considerador por la mayoría de los oradores o presentadores.

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